Содержать офис всегда накладно. Владельцу бизнеса приходится оплачивать аренду помещения и тратиться на коммунальные услуги и электроэнергию, закупать технику, оборудование, кресла…А ведь ещё нужно выдавать сотрудникам зарплату! Но при грамотном подходе к делу все эти расходы можно сократить, причём весьма существенно.
Снижение стоимости аренды
Если вы давно работаете со своим арендодателем, почему бы не обсудить с ним возможность уменьшения арендной платы? Наверняка собственник согласится с вашими доводами, а если нет — вы сможете возобновить этот разговор через месяц-другой. Сэкономить на арендной плате можно и другими, более хитрыми способами:
- “переселить” часть сотрудников в другое помещение, расположенное где-нибудь на окраине города (в таких районах цены всегда ниже), а в офисе оставить только нескольких специалистов, которые легко поместятся в одной-двух комнатах на нескольких креслах;
- сдать кому-нибудь во временное пользование освободившийся кабинет (и дополнительно брать с этого человека плату за пользование вашим оборудованием и трату электроэнергии);
- переехать в недавно открытый бизнес-центр (владельцы таких помещений часто завлекают клиентов заниженной арендной платой, так что иногда можно уменьшить расходы евда ли не вдвое).
Сокращение затрат на работников
Можно рассмотреть вариант аутсорсинга: вместо того, чтобы держать в штате нескольких юристов и бухгалтеров, заключить договор на обслуживание со специализированной фирмой. Услуги сторонних специалистов стоят не так дорого. А есть ли смысл платить сотрудникам, которые просто занимают своё кресло и не занимаются ничем полезным?
Некоторых специалистов можно без ущерба для производительности перевести на удалённую работу. Не придётся тратить деньги на оборудование рабочих мест, что уже очень неплохо.
Оргтехника и мебель
Многие фирмы закупают дорогие компьютеры, принтеры, сканеры с множеством функций, почти никогда не применяемых. Но зачем? Большинство сотрудников использует в работе только сервисы Microsoft Office и 1С. Куда разумнее купить подержанные, но надёжные ПК — они обойдутся недорого и будут служить ещё долго.
Покупать дорогостоящие программы тоже не стоит — в интернете можно без труда найти и скачать их бесплатные аналоги, ничем не отличающиеся в плане функциональности. Приличную сумму вы сохраните, если откажетесь от годового обслуживания техники и подписок на журналы и другие платные материалы. Гораздо дешевле будет при необходимости вызвать мастера, а отыскать интересующие вас материалы в сети можно и вовсе бесплатно.
Не секрет, что начальник обычно располагается в шикарном кресле — это своего рода атрибут, подчёркивающий его служебное положение. Часто стоимость кресла сравнима с размером месячной зарплаты высококвалифицированного сотрудника. Но не следует забывать, что офисная мебель должна быть в первую очередь практичной. Недорогое кресло руководителя не так удобно, как роскошный кожаный трон, зато на нём можно здорово сэкономить.
Дешёвый интернет
Цены на интернет регулярно снижаются. Просто заглядывайте время от времени на сайт своего провайдера и проверяйте, не изменились ли условия тарифов. Неразумно переплачивать каждый месяц из-за того, что вы не знаете о более дешевом предложении. Интернет на работе нужен только для общения по почте и поиска информации, так что в дорогих высокоскоростных тарифах нет нужды.
Договоритесь о личной встрече с директором фирмы-провайдера. Вполне возможно, что вам удастся договориться о снижении цены в полтора-два раза. И не забудьте ограничить своим сотрудникам доступ к мультимедийным ресурсам.
Экономия бумаги и электроэнергии
Траты электроэнергии в офисных помещениях неоправданно велики. Как перестать переплачивать за “свет”?
- отключать от сети приборы, которые редко используются;
- перед уходом вытаскивать из розеток все зарядные устройства;
- попросить уборщицу проводить уборку помещения в рабочее время и за счёт этого сократить расходы электроэнергии.
Каждый день сотрудники распечатывают на принтере целые кипы документов. Обратите внимание, что экономия писчей бумаги в офисе достигается очень просто — нужно лишь сделать выбор в пользу электронного документооборота. Перед тем, как распечатать очередной договор, используйте предпросмотр и постарайтесь плотно уместить текст на листах. Используйте двустороннюю печать, форматируйте текст и убирайте излишние интервалы, если это возможно.
Вы удивитесь, какие суммы можно сберечь только в результате бережного расходования электроэнергии и сокращения трат на мелочи вроде кресел. Воспользуйтесь хотя бы несколькими советами, приведёнными выше — и сразу увидите результат!